Management Assistant

Ter ondersteuning van ons team zijn we op zoek naar een betrouwbare, hands-on en discrete Management Assistant die de dagelijkse werking van onze organisatie mee vormgeeft.

Functie

Als Management Assistent ben je de betrouwbare rechterhand van de bestuurders, de financiële afdeling, de investeringsmanager, en de vastgoedmanager. Je combineert nauwkeurigheid en discretie met organisatietalent, en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot en professioneel verloopt Je bent een cruciale schakel die structuur brengt en mee het verschil maakt in een omgeving waar efficiëntie en vertrouwen centraal staan. Dankzij jouw scherp oog voor detail en jouw verantwoordelijkheidszin kan het team blind op jou rekenen om documenten, communicatie en afspraken correct en tijdig te verzorgen.

Jouw kernverantwoordelijkheden bevatten:

• Financiële en operationele ondersteuning
  Je ondersteunt bij het verzamelen, verwerken en archiveren van investerings- en vastgoeddocumenten, en draagt bij aan een accurate en tijdige informatievoorziening. Tevens ondersteun je bij de financiële en algemene administratie van de holding.
• Corporate & Legal Support
  Je ondersteunt bij het beheer en nauwkeurig administratief nazicht van juridische en corporate documentatie, waaronder aandeelhoudersdossiers, contracten en notariële akten. Je staat in voor een gestructureerde en verstandige archivering van deze dossiers, inclusief vastgoed gerelateerde stukken. Je bereidt documenten voor raden van bestuur en aandeelhoudersvergaderingen voor en volgt deze nauwgezet op.
• Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning
  Je bent verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van een overzichtelijk en betrouwbaar klassement (zowel digitaal als fysiek), dat je up-to-date houdt en dat het team tijd en efficiëntie oplevert.
  Je bewaakt deadlines en bereidt administratieve correspondentie voor.
  Je bereidt informatie voor vergaderingen voor, ondersteunt bij het opstellen van notulen en rapporten, en zorgt voor een vlekkeloze opvolging. Agendabeheer behoort tot de mogelijkheden alsook het organiseren van interne en externe meetings.
• Allround en ad hoc ondersteuning
  Je beheert de kantoororganisatie en leveranciers met betrekking tot de kantoorwerking. Je signaleert proactief noden binnen de organisatie en denkt mee over optimalisaties van interne processen. Je voert ad-hoc administratieve en organisatorische taken uit.
• Communicatie en coördinatie
  Je ondersteunt bij de communicatie met interne en externe stakeholders en de informatiestroom tussen de holding en de participaties. Je zorgt voor een vlotte en professionele communicatie, afgestemd op de noden van de organisatie.

Profiel

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in Office Management, Bedrijfsbeheer of een gelijkwaardige richting.
• Je hebt minstens vijf jaar ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Personal Assistant.
• Ervaring in een holding- of investeringsomgeving is een mooie troef: je voelt je thuis in een context waar flexibiliteit en initiatief gewaardeerd worden.
• Je bent vlot met MS Office en weet digitale tools efficiënt in te zetten om structuur en overzicht te bewaren.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast heb je een functionele kennis van het Frans.
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en betrouwbaar – iemand op wie men kan rekenen. Je bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie. Je werkt gestructureerd en denkt proactief mee, met een scherp oog voor detail en kwaliteit.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en behoudt het overzicht, ook wanneer het druk is.

Aanbod

• Een veelzijdige en autonome functie dicht bij het beslissingscentrum.
• Nauwe samenwerking met het management van de holding (en de participaties).
• Afwisselende verantwoordelijkheden in zowel administratieve als operationele domeinen.
• Korte communicatielijnen en directe impact op de werking van de holding.

Geïnteresseerd?